Блоґ одного кібера

Історія хвороби контуженого інформаційним вибухом

Як зробити презентацію краще?

leave a comment »

Багато часу пройшло відтоді як я написав про можливі способи створення вбудованих в веб-сторінку презентацій. Це одна з найпопулярніших публікацій там, хоча там я пишу лише про інструмент а не про те як ним користуватись (тому напевне вона має надзвичайно низький рейтинг). Сьогодні хотів би виправити цю ситуацію, і написати власне як створювати вміст і показувати презентацію, не особливо вдаючись в технічні особливості.

Ця публікація буде чимось на зразок конспекту книжки “Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery (2nd Edition)”, яку написав Garr Reynolds. Окрім власне порад, книжка містила багато ілюстрацій та прикладів, але головна цінність – в ідеях, які я тут спробую передати, наскільки зрозумів.

Власне сама презентація має три аспекти які можна вдосконалювати: підготовку матеріалу, оформлення слайдів і демонстрацію.

Підготовка матеріалу

Артефакти

При підготовці матеріалу для презентації потрібно мати на увазі що слайди – це не головне, і навіть не обов’язкове. Пітер Норвіг навіть створив пародійну презентацію до Геттісбургської промови Авраама Лінкольна, щоб показати наскільки слайди іноді бувають недоречними. Головне – те що ви хочете сказати, чи показати, і іноді сказати – важливіше ніж показати. Хоча, навіть коли показуєте – важливо пояснити що саме ви показуєте.

Презентація складається з трьох різних артефактів:

  • самі слайди – це те що бачить аудиторія, і що їй варто пояснити,
  • роздаткові матеріали – це те що можна роздати кожному в аудиторії, і містить деталі тої інформації яку ви розповідаєте. Наприклад список літератури та інших посилань, чи статистичні таблиці. Бажано роздавати ці матеріали після презентації, інакше аудиторія не буде зосереджена на вас самих.
  • нотатки до слайдів – те що бачите лише ви, і те що ви повинні знати на пам’ять, і тримати хіба що коли з’явиться необхідність через раптову втрату пам’яті. Дуже погано, коли текст який повинен був бути в цих нотатках поміщають на слайди. Всі про себе будуть читати цей текст швидше за вас, їм швидко стане нудно, вас перестануть слухати і почнуть засинати.

Поставити правильне запитання

Перед тим як шукати відповіді, потрібно знати запитання. І бажано щоб це було правильне запитання.

Будда казав, що в людства ситуація як у людини в яку попала стріла – болюча і термінова. Чи нормально було б, якби ця людина замість того аби питати як витягти стрілу і залікувати рану, питала з якого лука випустили стрілу, як вони обрали колір і тятиву? Тому чи правильно, коли ми хочемо зробити презентацію кращою, питати які анімації для зміни слайдів вибрати?

Звісно що неправильно. Ось кілька правильних питань, які потрібно ставити:

  • Скільки в мене часу?
  • Для кого презентація?
  • Чого від мене очікують?
  • Яка головна мета моєї презентації?
  • Якщо після перегляду вони запам’ятають лише одне, то що треба щоб вони запам’ятали?
  • Чому важливо щоб вони це запам’ятали?

А ось, неправильні питання, про які думати не обов’язково:

  • Скільки треба намалювати слайдів?
  • Скільки потрібно пунктів списку?

Після того як ми сформулювали запитання, і знаємо над чим працювати, можна розпочинати творчий процес. Цей процес складається з кількох кроків, і далі ми його розглянемо, але перед цим детальніше розберемо перший крок – генерування ідей.

Створення ідей та творчість

Багато хто думає “я не художник, не письменник, не творча людина, я простий менеджер/інженер/(потрібне підставити)”. Це окрім того що помилкова думка, вона ще й шкідлива. Бути творчим не означає грати джаз і ходити в береті з шарфом навколо мольберта, це означає що в людини є здатність винаходити нові методи для вирішення непередбачених проблем. Якщо ви вирішуєте задачу яку до вас ніхто ще не вирішував – ви творча людина.

Також люди схильні плутати з творчістю хаос. Мистецтво намагається постійно виходити за рамки, відкидати старе і створювати щось що раніше не могли створювати бо боялись чи не мали можливості. Проте, це не означає що чим більше ви використаєте кольорів, шрифтів, ліній та всього іншого – тим краще. Навпаки, обмеження дуже часто стимулюють творчість. Якщо вам ставлять багато обмежень за часом, вмістом, оформленням та іншому – ви обираєте не перше-ліпше рішення, а часто досить нетривіальне. Іноді можна навіть окрім нав’язаних ззовні обмежень – додати свої. Буває що художники намагаються намалювати картину використавши лише кілька ліній. В японців дуже популярний формат презентацій/зустрічей, коли кожен учасник показує 20 слайдів кожен з яких з’являється на екрані строго на 20 секунд. Називається “печа-куча” Таким чином в кожного є 6 хвилин 36 секунд на те щоб розповісти свою історію. Той хто розповів найкраще – переміг змагання.

Для творчості потрібно дещо, що називається “мозок початківця” (або “дитини”, англійською – “beginners mind”)). Стаючи дорослими ми схильні менше експериментувати і більше критикувати. В дитинстві, до того коли нас навчили боятись помилок, ми були більш відкритими до можливостей, і були менше схильними хвилюватись через можливі ризики. Постарайтесь частіше казати собі “Чому б ні?” замість “Так не прийнято!”. Крім цього в мозку початківця є й інша сторона. Початківці більше схильні сумніватись в тому, що всі інші вважають очевидним, і тому задають питання які допомагають отримувати знання ефективніше (бо не вважають що щось вже знають), а також можуть відкрити щось нове, саме тому що сумнівались у тому що було загальноприйнятим для всіх.

Окрім цього, для того щоб прийшла творча ідея потрібні спеціальні умови. Даосистська приказка каже “Не можна побачити своє відображення в воді що біжить. Лише в спокійній воді можна побачити своє відображення.” Якщо просто дуже напружено над чимось думати – ідея може ніколи й не прийти, тому що мозок знаходиться в зосередженому режимі, хоча для творчого пошуку потрібен розслаблений, розсіяний “блукаючий” мозок. Саме тому геніальні ідеї приходять до нас не “під час роботи” а коли ми засинаємо, обідаємо, читаємо книжки, приймаємо душ, прогулюємось, чи навіть сидимо в туалеті (я взагалі вважаю, що на дверях кожного туалету повинен висіти блокнот і ручка).

Процес підготовки

Власне підготовку до презентації варто робити подалі від комп’ютера, чи хоча б від програми для створення презентацій. Програми на зразок Power Point, провокують мислення в межах прямокутних слайдів та маркованих списків, а це не те що нам потрібно. Замість комп’ютера можна використовувати великий листок паперу чи дошку, і набір паперових наліпок.

Першим етапом підготовки презентації є мозковий шторм. В процесі нього ми записуємо всі ідеї які приходять в голову. Мозковий штурм має наступні правила:

  1. Немає ніяких правил!
  2. Редагувати оцінювати і критикувати – потім. Зараз – тільки створюємо, не дивлячись на якість.
  3. Чим більше ідей, тим краще.

Можна записувати ідеї на наліпки, а можна просто в блокнот. Можна використати інтелект-карту, хоча вона більш корисна при групуванні та виділенні головного, що є наступним етапом нашого творчого процесу.

Коли ми будемо задоволені кількістю ідей які понастворювали, ми групуємо їх за темами, вибираємо головні ідеї, викидаємо ідеї які оцінені як непридатні.

Інтелект-карта для цієї презентації

Інтелект-карта для цієї статті

Далі, виділяємо ключову ідею, навколо неї розташовуємо ідеї що її розвивають, навколо них – пов’язані ідеї, і т.д. Зупиняємось коли вважатимемо що згадали всі поняття про які потрібно розповісти.

Наступним етапом буде вирішити в якій послідовності ми все це розповідаємо, і розбити цю послідовність на слайди. Переважно одну ідею ілюструють одним слайдом, хоча іноді буває так що одна ідея потребуватиме кількох. Іноді потрібен буде порожній слайд, під час якого ми просто говоримо. Не забудьте написати нотатки для своєї розповіді. Її потім варто буде відрепетирувати. І чим більше разів, тим краще.

Ескізи слайдів також корисно робити вручну, на наліпках чи в блокноті, використовуючи схематичні зображення від руки.

Насамкінець – не забудьте пройтися по всьому що створили, і викинути все зайве, і у важливості чого ви хоч трохи сумніваєтесь. Бережіть час ваших слухачів.

Тепер трохи роздумів про те що цікавить людей, і чому аудиторія або зацікавлено слухає або спить.

Розповідь що чіпляє

Така розповідь має кілька ознак. Вона:

  • Проста Якщо все важливо – ніщо не важливо. Виберіть найважливіше, і постарайтесь його виділити.
  • Неочікувана Розповідайте людям те чого вони не знали до того. Або наприклад змусьте людей задати собі питання на яке вони не мають відповіді, а потім дайте її.
  • Конкретна Використовуйте приклади. Ставте вимірні цілі. Наприклад про космічну програму президент США не казав “ми хочемо збільшити інтенсивність досліджень в галузі космонавтики”, він казав “до такого-то року ми доставимо людину на Місяць і назад”. Скажіть, яку фразу в його промові зрозуміти і запам’ятати було б легше? Ясно що другу, бо вона дає конкретний образ.
  • Має значення Кажіть не цифри, а що ці цифри означають.
  • Містить емоції Емоції – це щось що можна відчути, і що можна змусити відчути аудиторію. Зробити це можна за допомогою як простої розповіді, так і зображення.
  • Історія Люди звикли слухати й розповідати історії, це спосіб яким наша культура зберігалась і передавалась до винайдення письма. Гарна історія містить конфлікт між очікуванням та реальністю, який потім її герой намагається вирішити в процесі довгої боротьби, поки не приходить до рішення. Гарна історія містить контраст між тим що було до і тим що після, між головними героями, між проблемою та рішенням… Раджу прочитати правила гарної історії від Pixar.
Стів пояснює що означають числа

Стів пояснює що означають числа

Коли ви вирішили що саме хочете сказати, впевнились що це важливо і потрібно та підготували історію, можна переходити до її візуального оформлення.

Оформлення

Так само як люди мають хибні уявлення про творчість, вони мають хибне уявлення про дизайн. Вважається що дизайн – це прикраси, що їх можна створювати коли все вже готове і що це щось неважливе. Насправді слово “дизайн” перекладається з англійської як “проектування”, і означає надання чомусь таких властивостей що допомагають йому виконувати свою функцію. Для презентації, відповідно дизайн означає створення презентації так, щоб вона максимально добре допомагала вам передати ідею яку ви хочете передати. І дизайн – це те що не йде наприкінці, а починається від самої ідеї.

Простота

Дизайн це не надлишковість, це помірність, бажано навіть мінімалізм. Альберт Ейнштейн сказав “Все повинно бути настільки простим, наскільки можливо, але не простішим.” Дизайн теж.

В дизайні є поняття запозичене з телекомунікацій – “відношення сигнал-шум”. В телекомунікаціях воно показує наскільки велика амплітуда різних шумів, які є в будь-якому середовищі передавання, порівняно з амплітудою корисного сигналу, який передає інформацію. Чим більше шуму – тим важче правильно передати сигнал крізь це середовище. Щоб покращити відношення сигнал-шум для ваших слайдів, варто:

  • Прибрати зі слайдів логотипи, якщо цього не вимагає політика компанії. Можна показати його на заголовочному слайді, а далі людей цікавитиме не те звідки ви, а що ви їм хочете розповісти.
  • Прибрати зайві рамки навколо графіків чи зображень. Якщо у вас є зображення на білому фоні, а слайд чорний – зробіть слайд білим. Чи ще краще – розтягніть зображення на ввесь слайд, так щоб його краї співпадали чи виходили за краї слайду.
  • Ніколи не використовуйте 3d-графіки для двовимірних даних. Це дуже спотворює і ускладнює сприйняття.
  • Не варто розміщувати на фоні графіків всілякі картинки. Якщо люди хочуть бачити графік – картинка їм заважатиме, і навпаки

Взагалі, подивіться, чи зі слайду можна прибрати щось так щоб він при цьому не втратив в інформативності, і якщо можна – приберіть.

Не варто перевантажувати слайд інформацією. Не забувайте що люди дивитимуться на вашу презентацію через проектор, який має меншу роздільну здатність ніж ваш монітор, і багато хто сидітиме далеко, тому не зможе розгледіти ваші дрібні шрифти. Якщо ваш слайд містить список – подумайте чи не варто винести кожен пункт цього списку на окремий слайд. По ідеї на слайд, чи на кілька слайдів, пам’ятаєте? Також пам’ятайте що ви ще будете розказувати, і на слайди варто помістити те що словами розповісти важко, а не все що будете розказувати. Багато слайдів в Стіва Джобса містять взагалі лише одне чи два слова, а від його презентацій люди просто фанатіють.

Деякі слайди Стіва слів взагалі не містять. Тому люди слухають його.

Деякі слайди Стіва слів взагалі не містять. Тому люди слухають його.

Від такого мінімалізму на слайдах з’являтиметься порожнє місце. У вас може виникати бажання його заповнити. Не треба. Порожнє місце це важливий елемент дизайну, як паузи – елемент музики. Порожнє місце створює контраст і допомагає зосередитись на тому що важливо. Вдома в багатьох японців є кімната, яка окрім стін та підлоги не містить нічого окрім якоїсь одної картини на стіні чи дерева бонсай. Вони приходять туди відпочити і подивитись на картину чи на дерево, так щоб їх ніщо не відволікало. Японці звісно дивні, але також це одна з найрозвиненіших держав світу, при тому що природних ресурсів мають небагато.

Інші принципи дизайну

Контраст. Те що хочете виділити потрібно чітко виділятись – формою, кольором, фоном чи чимось іншим. Крім того не забувайте про те що люди дивитимуться на ваші слайди не з вашого монітора, а в приміщенні, яке може бути освітлене так, що зображення на екрані буде тьмяним. Зробіть так щоб ваш текст можна було легко прочитати будь-кому в будь-яких умовах.

Дизайн повинен бути однорідним, тобто зі слайду в слайд повинне використовуватись одне й те ж оформлення. Якщо оформлення слайду змінюється – це повинно мати якусь мету, наприклад застосування контрасту для виділення ідеї. Знову ж таки, не забувайте що якщо все важливе – то ніщо не важливе.

В дизайні можна використовувати золотий переріз, але він трохи непрактичний бо його важко виміряти. Замість нього використовують правило третин – слайд ділять на дев’ять частин сіткою з чотирьох ліній (#), і ключові об’єкти розміщують у вузлах цієї сітки.

Якщо в презентації використовуються цитати – можна розмістити біля них фото автора. При цьому, краще коли автор дивиться на текст, а не вбік. Люди інстинктивно дивляться туди куди дивляться інші люди (чи навіть тварини), тому якщо у вас є фотографія з чимось живим – зробіть так щоб вона дивилась в напрямку того, до чого треба привернути увагу.

Приклади гарного дизайну

В даному випадку поради можуть бути не настільки корисними як приклади. Хоча з них простіше навчитись якщо вже знаєш принципи що стояли за їх створенням.

Цікавим є метод Такахаші – він не використовував ніяких зображень, кожен слайд містив одне – два слова (він японець, тому це означало один-два ієрогліфи), і величезні-величезні шрифти.

За іншими прикладами пошукайте в інтернеті презентації Стіва Джобса, чи виступи конференцій TED(x).

Демонстрація

Презентація як і звичайна розмова – потребує повної уваги до співрозмовника (аудиторії). Дуже корисно як справжній майстер повністю поринути в момент. Не задумуватись над зробленими помилками і не переживати за майбутні, а просто розповідати історію. Це дає легкість і натуральність що справляють гарне враження.

Окрім цього, легкість і натуральність генерує впевненість. А для цього дуже важливо робити репетиції та повторення. Щодо повторення існують такі поради:

  1. Спочатку покажіть презентацію стіні (або дзеркалу).
  2. Потім своїм друзям чи колегам. Впевніться що вони не підлещуються а справді конструктивно критикують.
  3. Зніміть свою репетицію на відео. Покритикуйте себе самі.
  4. Послухайте лише аудіо свого запису і зауважте де які інтонації та акценти треба виправити.
  5. Запишіть презентацію на смартфон (чи роздрукуйте слайди) щоб носити з собою і повторювати при кожній нагоді.
  6. Тренуйтесь до автоматизму.

Найважливіша частина презентації – початок. Він важливий, тому що аудиторія ще розбіглася від жаху 🙂 з часом увага падає, і у вас є не більше двох хвилин щоб зацікавити аудиторію. Тому на початку варто розказати про що буде йти мова, аби люди могли переконатись що вміст презентації буде їм цікавий. В жодному разі не варто починати з вибачень, через те що ви погано підготувались чи нервуєтесь. Навіть якщо це так – це не те що хоче знати аудиторія, і навіть якщо ви насправді підготувались добре – хтось обов’язково про себе знайде підтвердженням вашим словам “А й справді, він міг би й краще підготуватись”.

Нервовість видають наші рухи. Коли людина нервується вона рухається різкіше і швидше. Щоб приховати хвилювання і потрохи заспокоїтись намагайтесь рухатись повільніше і плавніше. Важливі також інші аспекти мови тіла. Намагайтесь дивитись не на нотатки, чи екран, а на аудиторію. Можливо навіть вийдіть з за кафедри і підійдіть ближче до аудиторії. Чим менше фізичних бар’єрів між вами – тим менше й психологічних бар’єрів для спілкування. Також, намагайтесь усміхатись. Продемонструйте що ви щасливі бути присутніми і ділитись інформацією з цими людьми.

Голос не повинен бути надто тихим, але й ні в якому разі не можна кричати. Треба говорити голосно і впевнено. Також, в жодному разі не можна читати текст, тоді голос стає дуже монотонним і нудним.

Емоції заразні, і якщо ви демонструватимете зацікавленість в тому що розповідаєте – аудиторії теж буде цікаво. Можете додати до виступу кілька фраз на зразок:

  • Ви це бачили?!
  • Лише погляньте!
  • Як гадаєте, що буде далі?
  • Оце так несподіванка, чи не так?
Barbara Oakley вчить мене як краще вчитись

Barbara Oakley вчить мене як краще вчитись. Не бачив ще нікого хто б розповідав з більшим захопленням.

Іноді, щоб аудиторія слухала вас, а не розглядала слайд, його варто прибрати. Вставте порожній слайд, або використайте клавіші PowerPoint B чи W, які роблять екран чорним чи білим відповідно.

Щодо тривалості – то тут все залежить від конкретної презентації. Проте, якщо є вибір між довшою і коротшою – його потрібно робити на користь коротшої. І завершувати потрібно трішки раніше виділеного часу, аби його залишилось більше на запитання. І взагалі, презентації повинні не так розповідати про все під ряд, як запалювати інтерес до теми. Щоб слухачі хотіли після виступу дізнатись щось самостійно, прочитавши ваші роздаткові матеріали (якщо такі є), чи переглянувши ваші джерела та інші корисні посилання.

Додаткові посилання:

Advertisements

Written by bunyk

Грудень 7, 2014 at 23:18

Оприлюднено в Конспекти

Tagged with

Залишити відповідь

Заповніть поля нижче або авторизуйтесь клікнувши по іконці

Лого WordPress.com

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис WordPress.com. Log Out / Змінити )

Twitter picture

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Twitter. Log Out / Змінити )

Facebook photo

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Facebook. Log Out / Змінити )

Google+ photo

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Google+. Log Out / Змінити )

З’єднання з %s

%d блогерам подобається це: